Wenn das Management ein Datenbanksystem auswählt, muss es nicht nur die technischen Spezifikationen des Systems berücksichtigen, sondern auch die Bedürfnisse der verschiedenen Benutzergruppen.

Wenn Führungskräfte eine neue IT-Lösung auswählen, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen, gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Leider können die Kosten des Systems der größte Faktor sein. Langfristig kann es jedoch tatsächlich eine größere Ausgabe sein, wenn das System die Geschäftsanforderungen nicht angemessen erfüllt, nicht in der Lage ist, die Anforderungen mehrerer Benutzergruppen oder Abteilungen zu erfüllen, oder viel Zeit von externen Programmierern erfordert, um das System an die Anforderungen der Geschäftsbenutzer anzupassen.

Fähigkeit zum Anpassen

Bei der Auswahl eines Datenbanksystems, das von mehreren Benutzergruppen genutzt werden soll, ist darauf zu achten, dass die Datenbank leicht anzupassen ist, um die unterschiedlichen Bedürfnisse der Benutzer zu erfüllen. Idealerweise erhalten die IT-Mitarbeiter des Unternehmens einen administrativen Zugriff, um einfache Anpassungen vornehmen zu können. Es ist wichtig, Testdaten eingeben zu können, damit eine Auswahl von Benutzern aus verschiedenen Abteilungen die für sie wichtigen Prozesse üben kann. Dieser Test sollte für jede zu bewertende Datenbank durchgeführt werden, bevor das beste Gesamtsystem für die Bandbreite der Prozesse, die mit den Daten durchgeführt werden müssen, bestimmt wird.

Auswahl einer Datenbank- oder IT-Lösung: Das Management wählt die beste Softwareanwendung für die Bedürfnisse der Mitarbeiter
Auswahl einer Datenbank- oder IT-Lösung: Das Management wählt die beste Softwareanwendung für die Bedürfnisse der Mitarbeiter

Trainingsmodule zur Mitarbeiterorientierung

Bieten die verschiedenen IT-Lösungen Schulungsmodule an, die auch individuell angepasst werden können? Bietet der Dienstleister technische Schulungen vor Ort oder individuelle Webinare oder andere technische Schulungsmöglichkeiten an? Wenn nicht, ist es an der Zeit, ein Handbuch, Kurzanleitungen und/oder Schulungspräsentationen zu erstellen, um das neue System den Mitarbeitergruppen vorzustellen, die das System nutzen werden.

Einfache Navigation

Welches System bietet die beste Benutzeroberfläche? Bewerten Sie das System mit Blick auf:

  • Positionen der Menüschaltflächen und Links
  • Layout der Felder – Sind sie einheitlich platziert? Optisch ansprechend? Logisch im Ablauf?
  • Organisation der Felder – Wie viele Bildschirme mit Feldern müssen für jeden Prozess ausgefüllt werden

Verbessert Systeme

Hilft das System bei den Problembereichen, die die Benutzer mit dem aktuellen System, das sie verwenden, identifiziert haben? Entspricht das System den positiven Komponenten des aktuellen Systems oder verbessert es diese weiter?

Berichterstattung

Bietet das System eine Möglichkeit, Daten in Excel-Tabellen zu exportieren und formatierte Berichte für häufig benötigte statistische Erhebungen zu erstellen? Können die Berichtsvorlagen mit ein oder zwei Klicks neue Berichte erstellen? Damit die Daten, die Sie sammeln, für die strategische Planung Ihres Unternehmens von Nutzen sind, müssen sie leicht zugänglich sein.

Die Auswahl eines neuen Datenbanksystems, das die Anforderungen aller Mitarbeiter erfüllt, die das System verwenden müssen, erfordert eine sorgfältige Zusammenarbeit und das Testen der Optionen. Versammeln Sie Vertreter aller Benutzergruppen, laden Sie Beispieldaten in die zu bewertenden Systeme hoch und überprüfen Sie die Ergebnisse, um sicherzugehen, dass Sie ein System wählen, das die Bedürfnisse der Benutzer widerspiegelt und nicht nur die Anforderungen der IT-Abteilung erfüllt.